La Hoja de Servicios es el documento objetivo en el que quedan reflejados los hechos y circunstancias de la carrera militar desde el ingreso en las FAS hasta el pase a retiro, o baja por cualquier motivo en las FAS. Consta de dos partes, datos administrativos y datos biográficos.

Los “datos administrativos” son rellenados por el Mando o Jefatura de Personal con los datos que obren en el Sistema de Información de Personal del Ministerio de Defensa (SIPERDEF).

Anualmente, antes del 31 de diciembre, el personal en situación de reserva debe remitir a la UCO de la cual dependan administrativamente los “datos biográficos” (descripción de hechos, servicios y circunstancias de carácter notable o meritorio acaecidos durante el año en curso, que tengan relación con la carrera militar, y no estén recogidos en los datos administrativos).

Durante el tiempo que se permanezca en situación de reserva, la Hoja de Servicios quedará en la Delegación de Defensa a la que queda adscrito. En el caso de los Oficiales Generales en situación de reserva, 2ª reserva y retiro, la Hoja de Servicios quedará depositada en la Secretaría General del MAPER (Sección de Oficiales Generales).

Aproximadamente 4 meses antes de pasar a retiro la Dirección de Personal (DIPE) publica una resolución en el BOD advirtiendo del pase a retiro en fecha próxima. Es entonces cuando cada Delegación de Defensa que tiene la correspondiente Hoja, llama personalmente al interesado para su revisión y, posteriormente, en unión de otros documentos remite una copia a la Subdirección General de Costes de Recursos Humanos de la Dirección General de Personal (MINISDEF), donde la necesitarán para fijar el haber particularizado que tendrá cada uno al llegar a retiro.

Al pasar a la situación de retiro, la Delegación de Defensa remite el original a la DIPE donde se comprueba, revisa y conserva durante un periodo de 5 años, pasado el cual se envía al Archivo General Militar del Cuartel General del Ejército en Madrid.

En este lugar permanecerá archivada 20 años. Posteriormente, pasa por tiempo indefinido al Archivo General Militar de Segovia.